CHUYÊN NGHIỆP HƠN VỚI QUY TẮC HORENSO

Khi mới bắt đầu đi làm, nhiều bạn bị than phiền vì sự non nớt của mình, chẳng hạn tự ý phán đoán và xử lý công việc mà không thảo luận với cấp trên hoặc không báo cáo lỗi sai trong quá trình thực hiện. Ngay cả các nhân viên lâu năm cũng mắc phải những lỗi như vậy. Để trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn hãy nhớ kỹ quy tắc HORENSO mà bất người Nhật nào cũng thuộc nằm lòng nhé!

Quy tắc HORENSO là gì?

HORENSO (報連祖) là từ viết tắc của:

HOKOKU (報告) - Báo cáo

RENRAKU (連絡) – Liên lạc

SODAN (相談) – Thảo luận

 

Trong đó, HOKOKU là việc thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ của công việc, sự cố phát sinh hoặc các công đoạn đã hoàn tất. RENRAKU là cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan để tránh sơ sót khi có việc phát sinh. Chẳng hạn, nếu bạn đi làm muộn hoặc kế hoạch bị thay đổi vào phút chót thì phải thông báo đến cấp trên và/ hoặc gặp vấn đề khó để cùng đưa ra biện pháp giải quyết.

HORENSO trong thực tế công việc

Chúng ta sẽ ứng dụng quy tắc này ra sao và vào những công việc gì?

HOKOKU (報告) - Báo cáo

Thông báo dựa trên kết quả thu được ( vì cấp trên của bạn rất nhiều việc nên cần báo cáo ngắn gọn, súc tích )

Không được bỏ qua các báo cáo giữa kì ( thời điểm phù hợp là lúc hoàn thành 50% khối lượng công việc )

RENRAKU (連絡) – Liên lạc

Cùng chia sẻ thông tin ( đừng quên rằng bạn đang làm việc trong một tập thể )

Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin ( chẳng hạn, không được thêm ý kiến chủ quan của bản thân khi chia sẻ thông tin )

SODAN (相談) – Thảo luận

Nếu chưa hiểu rõ dù chỉ một chút, cũng nên bàn luận trao đổi ( vì có những lỗi nghiêm trọng xuất phát từ sự việc quen thuộc thông thường )

Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan ( hãy thông báo kết quả kèm theo lời cảm ơn đến những người đã cùng thảo luận với bạn )

Ngoài ra, HORENSO cũng là cách giúp bạn ngăn ngừa các lỗi sai không đáng có hoặc xử lý vấn đề một cách nhanh chóng. Đối với khách hàng, đối tác, bạn là đại diện của công ty, thay mặt công ty giao dịch, cho nên lỗi sai của bạn sẽ làm công ty mất uy tín, đồng thời có thể gây thiệt hại lớn. Trong trường hợp đó, HORENSO sẽ giúp bạn xoay chuyển tình thế. Khi sự cố vừa xảy ra, nếu kịp “ báo cáo “ với cấp trên thì có thể bạn sẽ nhận được những lời khuyên hữu ích. Hơn nữa, thông qua “ liên lạc “ và “ thảo luận “ bạn sẽ nắm bắt được thông tin mới, và rút ra cách xử lý phù hợp.

Luyện tập quy tắc HORENSO với tình huống mẫu

Để hiểu rõ hơn về HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây:

TÌNH HUỐNG: vì đường sá buổi sáng quá đông đúc nên bạn đã đến công ty trể 10 phút.

Lựa chọn A: không liên lạc với công ty để thông báo việc mình sẽ đến trễ, 10 phút sau bạn xuất hiện tại văn phòng, ngồi vào ghế làm việc bình thường như không có việc gì xảy ra.

Lựa chọn B: khi thấy mình sẽ bị trễ giờ, bạn gọi điện cho cấp trên. Đầu tiên là thông báo việc bạn sẽ đến trể 10 phút, tiếp theo trình bày lý do trễ. Sau đó, ngay khi bước vào văn phòng, bạn gặp sếp để báo rằng mình đã có mặt.

Trước tiên với lựa chọn A, ngay từ đầu bạn đã không thực hiện quy tắc “RENRAKU (連絡) – Liên lạc”

Vậy tại sao lại chọn B?

Bởi vì thời gian bắt đầu làm việc đã được quy định như một điều khoản trong hợp đồng cam kết giữa bạn và công ty, nên dù chỉ đi trễ 10 phút thì việc liên lạc với cấp trên là điều cần thiết.

Việc truyền đạt theo thứ tự từ kết quả đến lý do rất quan trọng. Nếu như kết quả được thông báo sau cùng thì thông tin bạn muốn truyền đạt (là việc đi trễ) đôi khi sẽ bị bỏ sót, do sếp thường bận rộn.

Việc liên lạc vào thời điểm “ngay khi nhận ra sẽ bị trễ” là rất quan trọng. Nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn. Ví dụ như sẽ dời buổi họp nhóm lại khoảng 10 phút để đợi bạn đến, hoặc biết cách trả lời nếu có đối tác cần gặp bạn. Chính vì vậy, hãy cố gắng thực hiện việc HORENSO thật sớm nhé.

Tại sao khi vào công ty, bạn lại phải báo cáo với sếp sự hiện diện của mình?

Nếu suy xét kỹ, thì việc đi trễ đã vi phạm hợp đồng. Cho nên trước nhất chúng ta cần đưa ra lời xin lỗi cho việc đi trễ. HORENSO trong trường hợp này chính là “báo cáo” dựa trên lời xin lỗi như thế.

Dù bạn thật sự đến trễ 10 phút, hay đến trễ hơn 10 phút, hoặc ngay cả khi bạn suýt soát vừa kịp giờ vào làm, thì cũng nên báo cáo kết quả rõ ràng với người quản lý để họ biết rõ nội dung đã liên lạc qua điện thoại và thực tế có giống nhau hay không.

Sự việc ở trên chỉ là một ví dụ nhỏ, nhưng nếu làm được như thế, chúng ta có thể tạo nên một công ty được hỗ trợ và phát triển bởi sự hợp lực của tất cả mọi người. Tại Nhật Bản, HORENSO được xem như tiêu chuẩn cơ bản của giao tiếp trong kinh doanh và là một trong những quy tắc quan trọng mà công ty sẽ hướng dẫn cho nhân viên mới. Một tập thể chỉ có thể vững vàng khi có sự hỗ trợ toàn lực từ mọi cá nhân, vì vậy mà người Nhật rất xem trọng tinh thần làm việc nhóm. Những thông tin hữu ích cần phải được chia sẻ cho nhau, chứ không chỉ giữ riêng cho cá nhân nào. Các bước thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau như vậy chính là HORENSO.

Đăng lúc 16 Tháng Năm, 2016

Để lại bình luận